Wachsende Anforderungen setzen Compliance-Teams unter Druck

Die regulatorischen Vorgaben in der DACH-Region verändern sich kontinuierlich. Dies gilt nicht nur auf europäischer Ebene mit DSGVO oder der ISO 37301, sondern auch auf nationaler Ebene – beispielsweise mit dem neuen Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) oder branchenspezifischen Regelwerken. Unternehmen müssen daher eine Vielzahl von Richtlinien, Nachweispflichten und Kontrollmechanismen parallel bewältigen.

Viele Organisationen setzen dabei noch auf manuelle Prozesse, beispielsweise unterstützt durch Excel-Tabellen und Word-Dokumente. Doch diese Vorgehensweise stößt schnell an Grenzen. Redundanzen, Medienbrüche und fehlende Transparenz führen zu Ineffizienz – und im Ernstfall zu rechtlichen Risiken.

Zudem wächst der Druck auf interne Kontrollinstanzen. Die Nachweispflichten gegenüber Aufsichtsbehörden, Prüfern und Stakeholdern erfordern eine lückenlose Dokumentation und ein durchgängiges Risikomanagement. Vergessene Aufgaben, unklare Zuständigkeiten oder dezentral abgelegte Protokolle erschweren die rechtssichere Erfüllung dieser Anforderungen.

Compliance Software entlastet, strukturiert und schafft Transparenz

Moderne Compliance Software kann diese Herausforderungen lösen. Dafür muss sie jedoch mehr Funktionen mitbringen als eine reine Dokumentenablage. Entscheidend ist die Fähigkeit zur Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben wie die Pflege von Richtlinien, das Monitoring von Pflichten oder die Fristenüberwachung sollten zentral gesteuert und systematisch dokumentiert werden können.

Ebenfalls entscheidend ist die zentrale Verfügbarkeit aller Informationen. Audit-Trails, Kontrollberichte, Maßnahmenprotokolle und Vorfallsmeldungen sollten revisionssicher, chronologisch, nachvollziehbar und ohne Medienbruch erfasst sein.

Eine Compliance Software mit integrierten Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen stellt sicher, dass Verantwortlichkeiten nicht im Tagesgeschäft untergehen. Aufgaben bleiben in diesem Fall nachvollziehbar, Fristen werden eingehalten und Abweichungen frühzeitig erkannt.

Schweizer Lösung kombiniert Struktur, Automatisierung und Kontrolle in einem System

Ein besonders umfangreiches und leistungsfähiges Compliance-Management-System ist die MyGRC Solution des Schweizer Anbieters Zazoon. Es handelt sich dabei um eine modulare Software, die sämtliche Compliance-Bereiche abdeckt. Der modulare Aufbau ermöglicht es, Funktionen wie Datenschutz, Internes Kontrollsystem (IKS), Risikomanagement oder ESG-Themen separat oder integriert zu nutzen – je nach Bedarf und Unternehmensstruktur.

Mit dem Modul "Enterprise Risk Management" werden Risiken automatisch identifiziert, bewertet und priorisiert. Durch strukturierte Kategorien, individuelle Bewertungsmodelle und Dashboards behalten Verantwortliche stets den Überblick. Strategien zur Risikominderung lassen sich mit Rollen, Verantwortlichkeiten und Aufgabenplänen exakt hinterlegen und automatisiert verfolgen.

Das Interne Kontrollsystem (IKS) bildet den zentralen Rahmen für eine durchgängige Kontrolle der betrieblichen Abläufe. Kontrollpunkte werden systematisch überwacht, Abweichungen automatisiert gemeldet und Zwischenfälle strukturiert klassifiziert. Dies erhöht die Transparenz, insbesondere bei der Vorbereitung auf interne und externe Audits.

Mit dem Modul "Datenschutz" wird die Einhaltung der DSGVO und des Schweizer DSG operativ unterstützt. Datenschutz-Folgenabschätzungen, die Dokumentation technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie die strukturierte Bearbeitung von Datenschutzverletzungen erfolgen über standardisierte Workflows. Vorgaben wie Meldefristen oder Betroffenenanfragen lassen sich rechtssicher abbilden und lückenlos dokumentieren.

Auch das Thema "Informationssicherheit" ist in das System integriert: Kritische Assets lassen sich klassifizieren und schützen, Zugriffskontrollen zentral verwalten. Die Erstellung der Anwendbarkeitserklärung (Statement of Applicability) nach ISO 27001 erfolgt im Abgleich mit aktuellen Normen. Darüber hinaus wird auch die Konformität mit BSI-Anforderungen unterstützt – inklusive Nachweisführung und Echtzeitüberwachung.

Ergänzt wird das System durch das ESG-Modul, das Nachhaltigkeitsziele, CSR-Maßnahmen und Anforderungen an die Lieferkette dokumentiert und überwacht. Gesetzliche Verpflichtungen wie die Einhaltung menschenrechtlicher Sorgfaltspflichten oder Umweltstandards lassen sich strukturiert abbilden.

Effizient und revisionssicher

Die Compliance Software von Zazoon überzeugt nicht nur durch Funktionstiefe, sondern auch durch ihre Integrationsfähigkeit in bestehende Unternehmensprozesse. Durch die direkte Anbindung an Normen, Frameworks und Gesetzesänderungen wird regulatorische Komplexität zudem besser handhabbar.

Die revisionssichere Speicherung sämtlicher Aktivitäten – vom ersten Entwurf einer Richtlinie bis zur abgeschlossenen Maßnahme – schafft einen klaren Nachweis gegenüber Behörden, Prüfern und internen Stakeholdern. Gleichzeitig reduziert sich das Haftungsrisiko spürbar, da Prozesse strukturiert, dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar sind.

Darüber hinaus werden die Fachabteilungen im Unternehmen deutlich entlastet. Aufgabenverteilungen, automatisierte Benachrichtigungen und klare Zuständigkeiten ersetzen manuelle Abstimmungen per E-Mail oder Telefon. So wird Compliance nicht zur zusätzlichen Belastung, sondern zum verlässlichen Bestandteil eines integrierten Managementsystems.

Unternehmen, die Compliance-Themen effizient und sicher umsetzen möchten, benötigen Werkzeuge, die Kontrolle, Struktur und Automatisierung kombinieren. Die MyGRC Solution von Zazoon erfüllt diesen Anspruch und zeichnet sich gleichzeitig durch ausgeprägte Praxistauglichkeit aus. Wer sich für die Compliance Software interessiert, findet weitere Details auf der Website des Anbieters. Dort kann auch ein unverbindlicher Demo-Termin angefragt werden.

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