Ohne die richtigen Strukturen geraten Datenschutzverantwortliche schnell an ihre Grenzen. Ein DSMS (Datenschutz-Management-System) kann hier den entscheidenden Unterschied machen. Wodurch zeichnen sich gute Lösungen aus?

Datenschutz: Fehlende Strukturen erschweren die Arbeit

In zahlreichen Unternehmen gestaltet sich der Datenschutz-Alltag mühsam und wenig effizient. Die Pflicht zur lückenlosen Dokumentation verursacht einen erheblichen Aufwand, der oft zulasten strategischer Aufgaben wie Risikobewertung oder interner Beratung geht. Insbesondere in Unternehmensgruppen spitzt sich die Problematik zu, wenn Datenschutzbeauftragte in verschiedenen Einheiten individuelle Ansätze verfolgen. Die Folge: fehlende Durchgängigkeit, unklare Prozesse und mangelhafte Nachvollziehbarkeit.

Zudem kämpfen viele Datenschutzabteilungen mit einer angespannten Personalsituation. Die Pflege und Aktualisierung der Dokumentationen nach den sich ständig ändernden gesetzlichen Vorgaben werden dadurch zur Dauerbelastung. Auch die Gefahr von Verstößen gegen die DSGVO, welche mit empfindlichen Bußgeldern belegt sind, steigt. Je komplexer die Unternehmensstrukturen, desto höher das Risiko, den Überblick zu verlieren.

Datenschutz-Management-System: Zentrale Plattform verschafft Klarheit und Sicherheit

Ein DSMS kann die Situation deutlich verbessern: Durch die Zentralisierung der Datenschutzverwaltung entsteht ein ganzheitlicher Überblick. Alle relevanten Informationen, Prozesse und Dokumente sind an einem Ort gebündelt. Dies erleichtert die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten und sorgt für eine einheitliche Datenschutzstruktur innerhalb des Unternehmens – selbst in komplexen Konzernstrukturen.

Die Nutzung eines Datenschutz-Management-Systems führt außerdem zu einer erheblichen Entlastung im Arbeitsalltag. Automatisierte Workflows unterstützen bei der fristgerechten Bearbeitung von Datenpannen oder Betroffenenanfragen. Pflichtdokumentationen wie Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten oder Datenschutz-Folgeabschätzungen lassen sich deutlich schneller erstellen und aktualisieren. Durch integrierte Vorlagen und automatisierte Berichte reduziert sich der Aufwand bei der Umsetzung und Pflege der Datenschutzprozesse spürbar.

Ein weiterer Vorteil liegt in der flexiblen Anpassung an neue gesetzliche Anforderungen. Obendrein lassen sich wiederkehrende Aufgaben wie Prüfungen und Kontrollen sehr effizient abwickeln. Damit gewinnen Datenschutzabteilungen Zeit für strategisch wichtige Themen, während das Sicherheitsniveau kontinuierlich steigt.

Wie finden Unternehmen ein gutes DSMS?

Die Auswahl eines geeigneten DSMS hängt maßgeblich von der Benutzerfreundlichkeit und der praktischen Unterstützung im Arbeitsalltag ab. Die Lösung des Anbieters Keyed zeigt sich hier als besonders durchdacht. Das System ist intuitiv gestaltet, sodass auch gelegentliche Nutzer schnell zurechtkommen. Umfangreiche Hilfestellungen und praxisorientierte Vorlagen – mehr als 300 an der Zahl – decken sämtliche Bereiche des Datenschutzes ab, vom Beschäftigtendatenschutz über Datenschutz-Folgeabschätzungen bis hin zu Auftragsverarbeitungsverträgen.

Die besondere Stärke des DSMS von Keyed liegt zudem in seiner Entstehung. Entwickelt von einem Team, das aus erfahrenen Datenschutzberatern und Juristen besteht, wurde das System direkt aus der Beratungspraxis heraus konzipiert. Die Software bildet die realen Abläufe ab, die Datenschutzbeauftragte täglich beschäftigen. Klar strukturierte Prozesse, rechtssichere Dokumentationen und hilfreiche Automatismen tragen außerdem dazu bei, Datenschutz effizient zu organisieren. Besonders in Unternehmensgruppen sorgt die einheitliche Struktur für mehr Prozesssicherheit und verringert die Fehleranfälligkeit.

Ein automatisierter Import vorhandener Dokumentationen beschleunigt die Systemeinführung erheblich. Durch die laufende Aktualisierung auf Basis rechtlicher Entwicklungen bleibt das DSMS darüber hinaus stets auf dem aktuellen Stand. Die Nähe zum Kunden zeigt sich auch im Support: Fachkundige Ansprechpartner stehen bei Rückfragen zuverlässig zur Verfügung. Optional können Unternehmen zudem auf die Expertise von Datenschutzjuristen zugreifen, um sich individuell beraten zu lassen.

"Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) gibt Unternehmen die nötige Kontrolle und Übersicht, um Datenschutz nicht nur gesetzeskonform, sondern effizient und sicher zu gestalten – denn nur wer Datenschutz aktiv steuert, vermeidet Risiken und stärkt nachhaltig das Vertrauen von Kunden und Partnern", sagt Nils Möllers, CEO der Keyed GmbH.

Datenschutz aus der Praxis

Bereits seit 2017 unterstützt die Keyed GmbH Unternehmen aller Größenordnungen bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen. Über 500 Firmen setzen inzwischen auf das DSMS des Anbieters.

Das interdisziplinäre Team aus Juristen, Datenschutzexperten und Softwareentwicklern arbeitet kontinuierlich an der Weiterentwicklung des Systems. Die enge Verzahnung von technischer Kompetenz und rechtlichem Know-how sorgt dafür, dass die Software stets anwenderfreundlich und praxisnah bleibt. Zu den Kunden zählen unter anderem REMONDIS SE, RA-MICRO Software AG, d.velop AG, IONOS und Stiebel Eltron.

Ein leistungsfähiges DSMS kann klare positive Veränderungen bewirken. Denn wer Datenschutzprozesse zentralisiert und automatisiert steuert, verschafft sich Transparenz, reduziert Risiken und arbeitet deutlich effizienter. Das DSMSvon Keyed zeigt, wie sich Datenschutz in Unternehmen rechtssicher, übersichtlich und praxisgerecht organisieren lässt – mit einem System, das sich an den tatsächlichen Anforderungen der Verantwortlichen orientiert. Weitere Details finden Interessierte auf der Website des Software-Anbieters.

Impressum

Keyed GmbH

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