Warum Ausschreibungen immer komplizierter werden

Vergabe‑ und Ausschreibungsteams arbeiten unter Zeitdruck in einem hochkomplexen Kontext. Vom Eingang einer Ausschreibung bis zur Angebotsabgabe müssen mehrere Aufgaben zügig verzahnt werden: Analyse der Unterlagen, Qualifizierung der Chance, Ermittlung der Anforderungen und Formulierung des Angebots. Damit nicht genug, ist der schiere Umfang der Unterlagen meist immens: Technische Spezifikationen, formale Bedingungen, Rechtsdokumente und Bewertungsleitfäden summieren sich oft zu hunderten Seiten.

Die Abteilungen verbringen viele Stunden mit der manuellen Auswertung dieser Unterlagen, prüfen Fristen, klären Anforderungen und stellen Querverweise zwischen verschiedenen Dokumenten her. Dabei ist höchste Genauigkeit gefragt, denn Fehler bei der Auslegung von Kriterien oder der Bewertung von Risikopositionen haben direkte Auswirkungen auf die Erfolgschancen. Wenn internationale Ausschreibungen in mehreren Sprachen vorliegen, wird die Aufgabe zusätzlich erschwert durch Übersetzungen und Abgleiche.

Die Vielfalt der Dateiformate tut ein Übriges. PDFs mit eingebetteten Scans, Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen wollen unterschiedlich bearbeitet werden, häufig unter Berücksichtigung von Versionen und Änderungen. Neuerungen zwischen verschiedenen Fassungen können für Fristen, Anforderungen oder gesetzliche Vorgaben einschlägig sein.

Nicht zuletzt müssen für ein konsistentes, konformes und konkurrenzfähiges Angebot die beteiligten Fachbereiche wie Vertrieb, Technik, Rechtsabteilung und Geschäftsführung koordiniert werden.

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Dank Everwise übernimmt KI die Fleißarbeit

Vor diesem Hintergrund gewinnt Technologie an Bedeutung, die die Dokumentenauswertung strukturiert und beschleunigt, eine Technologie wie Everwise. Die KI-gestützte Analyseplattform ist in der Lage, große Teile des Ausschreibungsprozesses zu automatisieren. Sie liest unterschiedlichste Dokumenttypen in Sekundenschnelle ein, extrahiert relevante Inhalte, kategorisiert Anforderungen, identifiziert Fristen und strukturiert Bewertungskriterien. Ausschreibungsteams erhalten so eine wertvolle Orientierung für Bid/No‑Bid‑Entscheidungen – und zwar, bevor sie weitere wertvolle Ressourcen in die Angebotserstellung investieren.

Automatische Übersetzungen erleichtern den Umgang mit internationalen Unterlagen, ohne dass externe Tools beansprucht werden müssen. Everwise erkennt Änderungen zwischen verschiedenen Dokumentversionen durch intelligente Vergleichsfunktionen. Teams behalten stets den Überblick über Nachträge oder neue Spezifikationen.

In die Plattform integriert ist außerdem eine Document‑Chat-Funktion. Mittels des interaktiven Werkzeugs können Nutzer Fragen an den Textbestand stellen und erhalten sofort Antwort. Das mühsame Scrollen durch hunderte Seiten auf der Suche nach Informationen entfällt. Bei Bedarf exzerpiert Everwise strukturierte Reports. Sie lassen sich im Word‑, PDF‑ oder Excel-Format im Team teilen, in CRM‑Systeme importieren oder direkt in Angebote einbinden.

Der größte Vorteil? Praxisnähe!
Die Vorteile für Ausschreibungsabteilungen sind mannigfach. Zunächst erfordert die Analyse großer Dokumentenmengen nicht mehr Stunden, sondern Minuten. Die Plattform kann selbst mehrere hundert Seiten komplexer Unterlagen in einem Durchgang erfassen und Zusammenhänge über verschiedene Formate hinweg erkennen – eine Funktion, die Standard‑KI‑Modelle aufgrund begrenzter Kontextberücksichtigung in der Regel nicht erfüllen.

Teams halten zügig die sinnvoll gegliederte Übersicht aller einschlägigen Informationen in der Hand und treffen ihre Entscheidungen schnell und besser. Variable Nutzerprofilen erlauben es, Analysen anhand spezifischer Kriterien und Prioritäten zuzuspitzen und so maßgeschneiderte Informationen zu erhalten.

Automatische Übersetzungen und der Document‑Chat minimieren rein organisatorische Arbeit und geben mehr Raum für strategische. Nicht nur die quantitative Produktivität des Vergabeteams lässt sich dadurch verbessern, sondern auch sein qualitativer Beitrag zum Erfolg eines Unternehmens.

Durch standardisierte Exporte und Reports „auf Knopfdruck“ erleichtert Everwise die Zusammenarbeit. Informationen können einfacher nach innen und außen kommuniziert werden, Missverständnisse zwischen Vertrieb, Technik und Management werden weniger. DSGVO‑konforme Datenverarbeitung auf europäischen Servern gewährleistet höchste Datensicherheit und erfüllt strenge Datenschutzanforderungen.

Neben der Plattform bietet Everwise zusätzliche Services an. Dazu gehören persönliche Online‑Demos, individuelles Onboarding und Nutzerschulungen. Teams erhalten begleitende Unterstützung bei der Konfiguration von Profilen und Kriterien, sodass das Tool schnell in bestehende Arbeitsprozesse integriert ist.

Diese Praxistauglichkeit ist Teil der Firmenphilosophie. „Unternehmen brauchen keine KI‑Spielereien, sondern echte Entlastung. Everwise entstand aus dem Dialog mit unseren Kunden und genau dort entwickeln wir unsere Lösung bis heute weiter“, betont Laura Hepper, Head of Sales & Marketing bei Everwise.

Bernhard Franik, Head of AI & Product bestätigt: „Für mich war früh klar: Wenn wir KI sinnvoll einsetzen, können wir Arbeitsabläufe radikal neu denken. Everwise ist genau daraus entstanden, aus der Vision, komplexe Dokumentenanalysen so intelligent zu automatisieren, dass Teams in Minuten wissen, was zählt.“

Everwise ist eine universitäre Ausgründung der HHL Leipzig Graduate School of Management. Unter Bernhard Franik und Laura Hepper hat sich das Unternehmen nach Stationen im HHL Digital Space und im Berliner KI‑Accelerator AI Nation zu einem dynamischen Start-up entwickelt, das mit einer Reihe renommierter Unternehmen aus Mobilität, Bau, Retail, IT‑Services und Telekommunikation zusammenarbeitet. Kunden wie Eurorad, Kazenmaier Leasing, Gaulhofer und FKN Group profitieren bereits von einer KI-Technologie, die Mitarbeiter stärkt, indem sie komplexe Prozesse handhabbarer macht.

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Detaillierte Informationen über die Funktionen und Vorteile der KI-Plattform erhalten Interessenten auf der Website von Everwise.

FAQ:

Was ist Everwise?
Everwise ist eine KI-gestützte Analyseplattform, die Ausschreibungsunterlagen automatisiert auswertet. Sie erkennt Anforderungen, Fristen, Änderungen und strukturiert Inhalte für fundierte Bid/No-Bid-Entscheidungen.

Für wen ist Everwise geeignet?
Die Plattform richtet sich an Ausschreibungs-, Bid- und Vertriebsteams, die regelmäßig umfangreiche Vergabeunterlagen bearbeiten – insbesondere bei internationalen oder komplexen Verfahren.

Wie unterscheidet sich Everwise von klassischen KI-Tools?
Everwise verarbeitet auch mehrere hundert Seiten umfassende Dokumente in einem Durchlauf, erkennt Zusammenhänge über Formate hinweg und arbeitet DSGVO-konform auf deutschen Servern.

Welche Funktionen bietet Everwise zusätzlich?
Neben der KI-Analyse bietet Everwise automatische Übersetzungen, Dokumentenvergleiche, strukturierte Exporte sowie einen interaktiven Document-Chat für gezielte Abfragen direkt im Dokument.

Unterstützt Everwise beim Einstieg?
Ja, Everwise bietet persönliche Online-Demos, individuelle Schulungen und Onboarding-Services. Teams erhalten Hilfe bei der Konfiguration von Profilen und der Integration in bestehende Abläufe.

Impressum:
Everwise by Lavelio GmbH
Frau Laura Hepper
Kleegasse 49
04808 Wurzen
Deutschland
T: 004934168412317
@: contact@everwise.ai
https://everwise.ai

Fotos: Everwise